|
 ¿Qué es la digitalización?
La digitalización de documentos es el proceso de convertir sus archivos en papel de cualquier tipo, forma, tamaño y calidad a formato digital: PDF ( Adobe Acrobat ), GIF, JPEG, BMP,TIFF. La digitalización permite a las empresas ordenar sus documentos importantes, almacenarlos de una forma eficiente y segura, y recuperarlos con tiempos y costos óptimos.
Actualmente, miles de empresas a nivel mundial avalan que la digitalización de documentos da control, seguridad, eficiencia, incrementa productividad, reduce costos administrativos y operativos en más del 85%; mostrando así, ahorro y beneficios inmediatos
Las áreas interesadas son: Finanzas (Auditorias), Contabilidad (Pagos Compras), Recursos Humanos (contratos), Planeación (planos), Libros, revistas, fotografías, etc.
C
¿Por qué digitalizar sus documentos?
La digitalización de sus documentos le ofrece varias ventajas:
Ahorro de importantes montos en el tiempo y costo por el manejo y administración de documentos
Ahorro inmediato en papel, tonners y renta de espacios de archivo.
Mejora la eficiencia del proceso de comunicación interna e incrementa la productividad del personal
Encuentre los documentos al instante. Excelente para atender auditorias o búsquedas continuas.
Seguridad: Tenga perfecto control de acceso y monitoreo sobre sus documentos.
Recuperación de desastres: permite hacer copias y respaldos de sus documentos, sin perder el orden, al mismo tiempo evita el desgaste o pérdida de originales.
Permite que un mayor número de personas consulte los documentos en menor tiempo, incluso desde Internet.
Se eliminan los riesgos de pérdida de documentos.
Eliminar los costos de impresión, reproducción y fotocopiado.
Las imágenes digitales no se deterioran como el papel.
Se elimina la cultura de las fotocopias.
Se eliminan los costos y tiempos de traslado de documentos.
Proceso de Digitalización
Paso 1. Preparación de documentos. Procesamiento pre-escaneo (quitar grapas, clips, dobladuras y asignar orden y título al lote de papeles)
Paso 2 Escaneo de documentos. Se insertan los documentos de forma ordenada en el compartimiento para procesamiento de lotes del escáner. El escáner digitaliza la imagen en papel y la envía al servidor en formato electrónica, para así almacenarlos y publicarlos por medios digitales.
Paso 3 Indexado de documentos. Se le asigna uno a varios índices (nombres o códigos con los cuales usted busca o encuentra sus documentos) a los lotes de documentos.
Paso 4 Repreparación de Documentos. Se re-ordenan los documentos en sus cajas o gabinetes originales.
Paso 5 Visualización de Documentos. Se utiliza una PC con software Aquarius para ver sus documentos almacenados en el servidor, de forma local o por medios de un explorador de Internet de forma remota.
|