El costo real de la información de alto volumen
Expedientes, contratos, facturas, récords médicos, formularios. En muchas organizaciones, la información crítica está repartida entre archivos en papel, carpetas compartidas y buzones de correo. Cada documento nuevo añade peso a un sistema que nunca se diseñó para crecer.
Las consecuencias aparecen en la operación diaria mucho antes de que alguien las llame un "problema de gestión documental":
- Horas perdidas buscando registros que existen pero no se encuentran.
- Versiones duplicadas o desactualizadas circulando entre departamentos.
- Información sensible sin reglas claras sobre quién puede verla.
- Costos de espacio físico, almacenaje y transporte que crecen cada año.
- Auditorías y requerimientos regulatorios que se convierten en emergencias.
Qué significa una gestión inteligente
La gestión inteligente de la información no consiste en escanearlo todo y guardarlo en una carpeta. Es un enfoque estructurado que convierte los documentos en información que la organización puede encontrar, controlar y en la que puede confiar.
Centralizar
Un solo repositorio para cada tipo de documento, en lugar de archivos, discos y buzones dispersos.
Organizar
Indexación manual o automática con metadatos, para localizar cada registro con criterios precisos.
Proteger
Acceso y distribución controlados por jerarquía y función, con un rastro de auditoría de cada acción.
Escalar
Una estructura que sigue funcionando a medida que crece el volumen, sin multiplicar personal, espacio ni costos.
Del papel a información que se puede buscar
El primer paso es convertir los archivos físicos en activos digitales. Nuestro equipo digitaliza documentos en sus instalaciones o en nuestro centro profesional de escaneo y producción, con equipos de alta velocidad capaces de procesar hasta 10,000 páginas por hora.
Cada imagen pasa por captura, indexación y control de calidad antes de llegar al repositorio de Aquarius, de modo que lo que llega no es solo la foto de una página, sino un registro listo para ser consultado.
- 01
Preparación
Los documentos se reciben, clasifican y preparan para el escaneo.
- 02
Digitalización
Captura de alta calidad y alta velocidad de cada página.
- 03
Indexación
Se captura la información y cada archivo se etiqueta con sus metadatos.
- 04
Control de calidad
Los datos se verifican antes de cargarse al repositorio.
AQ Web: sus documentos, desde cualquier navegador
Una vez digitalizados e indexados en Aquarius DMS, AQ Web pone los documentos al alcance de quienes los necesitan. Es el componente web de la suite Aquarius: sin instalación local ni estaciones especiales, solo un navegador tradicional.
AQ Web es compatible con la mayoría de navegadores, por lo que las imágenes se ven igual en una computadora, una tableta o un teléfono móvil. Los equipos en la oficina, en el campo o en trabajo remoto consultan el mismo repositorio, con los mismos permisos y el mismo nivel de control.
Búsqueda avanzada
Lógica booleana y de texto completo para encontrar un registro entre miles en segundos.
Escaneo desde el navegador
Capture documentos nuevos directamente al repositorio, donde quedan indexados y protegidos.
Ver, imprimir y enviar
Consulte, imprima o envíe documentos por correo sin salir de la plataforma.
Cualquier dispositivo
Funciona en computadoras, tabletas y teléfonos desde un navegador estándar.
Acceso por jerarquía
Cada usuario ve solo lo que su rol y su función le permiten.
Conectado a Aquarius DMS
Gabinetes, usuarios, seguridad y auditoría se administran de forma central en DMS.
Diseñado para organizaciones donde el acceso, el control y la escala de la información son críticos.
Qué cambia para su organización
Organización segura
Cada documento tiene un lugar, un responsable y reglas de acceso claras, en línea con los requisitos de HIPAA y SOC 2.
Recuperación más ágil
Búsquedas que antes tomaban horas en un archivo se resuelven en segundos desde un navegador.
Operaciones escalables
El volumen puede seguir creciendo sin sumar espacio físico ni ralentizar a sus equipos.