Cuando no se puede dar seguimiento a la información
En muchas operaciones, conocer el estado de un documento o de un proceso implica preguntar a varias personas. La información existe, pero está repartida entre personas, departamentos y archivos, y nadie tiene una visión completa.
Sin esa visión, las preguntas del día a día se vuelven difíciles de responder:
- ¿En qué etapa está este documento o proceso ahora mismo?
- ¿Quién accedió, revisó o modificó este archivo, y cuándo?
- ¿Dónde está detenida una solicitud y por qué?
- ¿Qué información respalda esta decisión?
- ¿Cómo mostramos el historial de un expediente durante una auditoría?
Qué aporta un mejor seguimiento
El seguimiento no consiste en añadir control por añadirlo. Se trata de hacer visibles los documentos, procesos y flujos de trabajo, para que cada persona actúe con la información correcta en el momento adecuado.
Agilidad
La información está disponible cuando se necesita, sin esperar a que otros la encuentren.
Visibilidad
Una visión clara de documentos, procesos y flujos de trabajo en toda la operación.
Trazabilidad
Un registro de actividad que muestra cómo se ha movido cada documento y proceso.
Decisiones oportunas
Las decisiones se basan en información actual y accesible.
Aquarius: seguimiento dentro del repositorio
Aquarius DMS combina la administración de usuarios y la seguridad con funciones de auditoría, reportes, búsqueda y visualización, de modo que el seguimiento forma parte del mismo repositorio donde se almacenan los documentos.
Con AQ Web, esos mismos documentos se consultan desde un navegador tradicional, en computadoras, tabletas o teléfonos móviles, con los mismos permisos.
Auditoría
Funciones de auditoría para revisar la actividad en el repositorio.
Reportes
Reportes para dar seguimiento a documentos y procesos.
Acceso por jerarquía
Acceso y distribución seguros y controlados por jerarquía y función.
Anotaciones y firma digital
Anotaciones sobre documentos y páginas, y firma digital.
Búsqueda avanzada
Búsquedas relacionales, booleanas y de texto completo para localizar cualquier registro.
Acceso desde el navegador
AQ Web da acceso a los documentos desde cualquier dispositivo con navegador.
Cómo abordamos cada proyecto
Lo que hay que seguir depende de cada operación. Por eso, cada solución comienza por entender los documentos, procesos y flujos de trabajo involucrados.
- 01
Análisis
Identificamos los documentos, procesos y flujos de trabajo a los que hay que dar seguimiento.
- 02
Diseño
Definimos la estructura: tipos de documento, índices, roles y reglas de acceso.
- 03
Implementación
Nuestros técnicos instalan y configuran la solución para su operación.
- 04
Soporte
Los paquetes de mantenimiento incluyen actualizaciones y nuevas versiones.
Mejor visibilidad operativa, mayor trazabilidad y una mayor capacidad para tomar decisiones oportunas.
Qué cambia para su organización
Mejor visibilidad operativa
Se da seguimiento a documentos, procesos y flujos de trabajo en lugar de reconstruirlos.
Mayor trazabilidad
La actividad queda registrada, así que el historial de cada expediente está disponible cuando se necesita.
Decisiones oportunas
Los equipos actúan con información actual, en una operación más ágil y transparente.