Cuando la operación depende de muchas piezas
Algunas operaciones no se resuelven con una sola herramienta ni desde un solo departamento. Una solicitud puede pasar por varias áreas, cada una con sus propias reglas, aprobaciones y documentos, y cada paso depende de la información que genera el anterior.
A medida que se multiplican los procesos, los departamentos y las dependencias, también se multiplican los puntos donde algo puede fallar:
- El mismo expediente lo manejan varios departamentos, cada uno a su manera.
- Las reglas y los requisitos cambian según el tipo de documento, el área o el proceso.
- Un retraso o un documento faltante en un paso detiene todos los pasos que dependen de él.
- Nadie tiene una visión completa de dónde está un archivo ni de quién es responsable.
- Los criterios se aplican de forma distinta de un caso a otro.
Aportar estructura a la complejidad
Los escenarios complejos no se vuelven simples, pero sí pueden volverse manejables. Nuestro trabajo se enfoca en mejorar la estructura de la gestión documental y operativa, para que procesos, departamentos y reglas funcionen de forma coordinada y no de manera aislada.
Organización
Cada tipo de documento tiene su propio gabinete, sus índices y su lugar dentro del proceso.
Control
El acceso y la distribución se definen por jerarquía y función, para que cada área trabaje con lo que necesita.
Consistencia
Las mismas reglas se aplican siempre, sin importar quién atienda el caso.
Coordinación
Los departamentos comparten un repositorio estructurado en lugar de versiones paralelas de la misma información.
Aquarius DMS: la estructura detrás del proceso
Aquarius DMS es el componente central del software de gestión documental Aquarius. Se encarga de la creación de gabinetes (“tipos de documento”), la administración de usuarios y la seguridad, así como de las funciones de escaneo, auditoría, reportes, búsqueda y visualización.
En operaciones complejas, estas funciones se convierten en el marco que mantiene a cada departamento trabajando con la misma información y bajo las mismas reglas.
Gabinetes por tipo de documento
Cada tipo de documento se organiza con su propia estructura e índices.
Acceso por jerarquía
Acceso y distribución seguros y controlados por jerarquía y función.
Scripts personalizados
Funciones y tareas personalizadas mediante scripts, para adaptar la plataforma a cada proceso.
Búsqueda relacional
Acceso rápido a los archivos mediante búsquedas complejas con lógica relacional.
Auditoría y reportes
Funciones de auditoría y reportes para revisar la actividad en el repositorio.
Anotaciones y firma digital
Anotaciones sobre documentos y páginas, y firma digital.
Cómo abordamos cada proyecto
Cada organización combina procesos, departamentos y reglas de forma distinta. Por eso, cada solución comienza por entender la operación, no por el software.
- 01
Análisis
Revisamos los procesos, departamentos, reglas y dependencias involucrados.
- 02
Diseño
Definimos la estructura: tipos de documento, índices, roles y reglas de acceso.
- 03
Implementación
Nuestros técnicos instalan y configuran la solución para su operación.
- 04
Soporte
Los paquetes de mantenimiento incluyen actualizaciones y nuevas versiones.
Diseñado para organizaciones donde procesos, departamentos y reglas deben funcionar de forma coordinada.
Qué cambia para su organización
Mayor organización
La información se estructura por tipo de documento, proceso y área, en lugar de quedar dispersa entre departamentos.
Más control
Cada área accede a la información y la distribuye según reglas claras y definidas.
Operaciones consistentes
Los procesos se ejecutan siempre de la misma manera, aun cuando los escenarios se vuelven más complejos.