El costo oculto del trabajo manual
En muchas organizaciones, los procesos clave todavía dependen del papel: expedientes que pasan de escritorio en escritorio, archivos que hay que revisar a mano y documentos que se copian, archivan y vuelven a solicitar.
Cada una de estas tareas parece pequeña por sí sola, pero juntas ralentizan toda la operación:
- Tiempo del personal dedicado a manejar, archivar y transportar documentos físicos.
- Solicitudes que esperan mientras alguien localiza un expediente en el archivo.
- Trabajo que hay que rehacer cuando un documento se pierde o está desactualizado.
- Espacio físico y almacenaje ocupados por registros en papel.
- Respuestas a clientes y departamentos que tardan más de lo necesario.
Dónde marca la diferencia la digitalización
Digitalizar no es solo convertir papel en imágenes. Cuando se combina con una gestión documental estructurada, cambia la forma en que se ejecuta cada proceso, desde que llega un documento hasta que se vuelve a consultar.
Menos tareas manuales
El escaneo y la indexación sustituyen el manejo, archivo y transporte físico de documentos.
Respuestas más rápidas
Los documentos se encuentran con búsquedas en el repositorio y no en un archivo físico.
Menos retrabajo
Un repositorio organizado y controlado reduce los expedientes perdidos y el trabajo duplicado.
Mejor uso de los recursos
Los equipos dedican su tiempo al proceso, no al manejo de papeles.
Digitalización profesional, de principio a fin
Ofrecemos servicio de digitalización (escaneo) de documentos para empresas de todos los tamaños, en las instalaciones del cliente o en nuestro centro profesional de escaneo y producción, con equipos de alta velocidad capaces de procesar hasta 10,000 páginas por hora.
Cada documento se captura, se verifica y se organiza en el repositorio de Aquarius, donde puede consultarse vía web. Según el tipo de papel, el servicio puede cotizarse por volumen de imágenes escaneadas o por hora.
Escaneo de alta velocidad
Captura de alta calidad para grandes volúmenes de documentos.
En sus instalaciones o en nuestro centro
Digitalización en su ubicación o en nuestro centro de producción.
Captura de información
Se captura la información y se carga el contenido de cada documento.
Control de calidad
Los datos se analizan y verifican antes de la entrega.
Repositorio Aquarius
Las imágenes se almacenan y organizan en el repositorio de Aquarius.
Consulta web
Los clientes consultan su información vía web.
Del papel a lo digital, paso a paso
Cada proyecto sigue el mismo proceso, desde la entrega de los archivos físicos hasta la entrega de la información digital organizada.
- 01
Entrega y preparación
Los archivos físicos se entregan y se preparan para el escaneo.
- 02
Digitalización
Escaneo de alta calidad de cada documento.
- 03
Captura y control de calidad
La información se captura, se carga y se verifica.
- 04
Organización y entrega
Los datos se estructuran y se entregan los archivos, físicos y digitales.
Al digitalizar y fortalecer la gestión documental, las organizaciones pueden operar con mayor eficiencia.
Qué cambia para su organización
Operaciones más eficientes
Menos tareas manuales y mejores tiempos de respuesta en los procesos clave.
Menos retrabajo
Documentos organizados y accesibles reducen la necesidad de repetir el trabajo.
Mejor aprovechamiento de los recursos
Personas, tiempo y espacio dedicados a lo que hace avanzar la operación.